AO-IC

Administratieve Organisatie en Interne Controle

AO-IC
AO-IC

Administratieve organisatie

Administratieve Organisatie is een vakgebied binnen de informatiekunde en bedrijfsleer. Het houdt zich bezig met het functioneren van de organisatie, de informatie die hieruit voortkomt en het complex van maatregelen om het functioneren en informeren naar wens te laten verlopen. Een meer moderne vertaling van het begrip AO is Bestuurlijke informatieverzorging of kortweg informatiekunde.

Interne controle

Met Interne Controle wordt de controle verstaan op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen om de onderneming te kunnen besturen, mits deze controle door of namens de leiding van de organisatie wordt uitgevoerd. Het begrip interne controle dient niet verward te worden met het Angelsaksisch begrip Internal Control (Nederlands: Interne Beheersing). Dit houdt namelijk veel meer in dan het Nederlandse begrip interne controle.

Stappenplan in de Interne Controle:

  1. Het vaststellen van normen (soll);
  2. Het waarnemen van de werkelijkheid (ist);
  3. Het toetsen van de werkelijkheid aan de normen, met als doel het vaststellen van afwijkingen;
  4. Deze afwijkingen analyseren, met als doel het vaststellen van de oorzaken van de afwijkingen;
  5. Rapporteren en daarin te nemen maatregelen vermelden en aanbevelingen tot verbetering doen;

(Bron: L. van der Ven, B. Westra (2001). Succesvol studeren voor BIV/AO: bestuurlijke informatieverzorging/administratieve organisatie. p.9-24).

De tekortkomingen van de AO-IC systematiek ‘as we know it’.

Het maken en onderhouden van een AO-IC is spreekwoordelijk ‘monnikenwerk’. De AO-IC beschrijft ‘wie mag wat, waarom, wanneer en waarmee doen en waarheen gaan deze gegevens’. Dit komt feitelijk neer op het oplossen van een ingewikkelde bedrijfspuzzel; er gaat noodgedwongen veel tijd en geld zitten in de uitwerking van de gewenste detaillering.

Toch heiligt het doel de middelen want een internationale opdracht of een goedkeurende accountantsverklaring maken het voor veel ondernemingen de moeite waard. De inzet van digitale AO-IC producten biedt wel enig soelaas maar de belangrijkste vraag is dan nog niet beantwoord: hoe kan de beoogde werking van de AO worden geborgd?

Voor de borging wordt traditioneel gegrepen naar het middel van interne controle (IC). Ook wel vorm gegeven met het ‘3 lines of defence’ model. Hier doen we min of meer dezelfde vaststelling; ook de interne controle is monnikenwerk. Belangrijker nog, de IC loopt vaak achter de werkelijkheid aan. Niet iedere procesuitvoering kan ‘a la minute’ worden gecontroleerd. Belangrijke tekortkomingen worden vaak veel later vastgesteld en gerepareerd.

Onze AO-IC dienstverlening

Kosanuq hangt de stelling aan dat met een modern iBPMs systeem als AuraPortal iedere onderneming in staat zal zijn om een werkelijke geborgde administratieve organisatie (AO) te realiseren.

Nog interessanter wordt hierbij de interne controle. In de procesontwerpen wordt automatisch functiescheiding toegepast (first line of defense). Van alle procesexecuties worden automatische auditfiles samengesteld (second line of defense) en specifieke rapportages opgesteld. Een externe controle door een accountant of toezichthouder (third line of defense) kan derhalve snel en effectief plaats vinden.

Geïnteresseerd? Lees hier verder: Solutions